GÜNLÜK YAŞAMDA GENEL PROTOKOL KURALLARI

[^^KaRaYeL^^]

GÜNLÜK YAŞAMDA GENEL PROTOKOL KURALLARI

Öğr.Gör.Nazife KÜÇÜKASLAN
Uludağ Üniversitesi Sosyal Bilimler MYO

Genel görgü kurallarına uyma zorunluluğu bulunmamaktadır. Yani hukuken suç sayılmamaktadır. Ancak, toplum genel görgü kurallarına uymayanlar cahil, bencil, kaba, saygısız gibi sıfatlarla tanımlamakta ve kınanmaktadır. Görgü kurallarına uymak diğer insanlara saygı göstermek, insanların birbirlerinin duygularına önem verdiği mesajını göndermektir.Toplum hayatının düzenlenmesinde etkili olan genel görgü kurallarına uyan kişileri; terbiyeli, saygılı, nazik gibi nitelemek mümkündür. Genel protokol kuralları toplumda çok sık karşılaşılan günlük işlerde bir nizam ve intizamın hâkim olmasını sağlamaktadır. Toplumda görgü kuralları şöyle sıralanabilir;

1. Sokakta, kamuya açık alanlarda,

2. Komşuluk ilişkilerinde,

3. Toplu taşıma araçlarında,

4. Alışverişte,

5. Misafirlikte, karşılama ve uğurlama,

6. Konuşma ve dinleme,

7. İletişim araçlarını kullanma,

8. Giyim,

9. Hitap şekilleri,

10. Yazılı iletişimde,

11. Tanışma ve tanıştırılma,

12. Hediye verme ve hediye alma,

13. Kutlama,

14. Özür dileme de protokol kurallarıdır.

1.2.1. Kamuya Açık Alanlarda Protokol Kuralları

Kalabalık kaldırımlarda yürürken diğer kişilere gereğinde yol verecek davranış sergilemek, insanlara çarpmamak, omuz atmamak, insanların yüzlerine dik dik bakmamak ve saygılı olmak genel davranış kuralları arasındadıri. Yürürken, çok yavaş veya çok hızlı ve yürünmemelidir. Kamuya açık yerlerde bulunan kişilerin öncelikle dış görünüşlerine ve davranışlarına itina etmeleri gereklidir. Yatak kıyafetleri ile dışarıya çıkmamak, genel alanlarda insanları rahatsız etmeyecek, genel kabul görmüş kıyafetler tercih etmek gereklidir. Erkek ya da kadın sokağa çıkarken uygun kıyafet giymeye titizlik göstermelidir.
Kamuya açık alanlarda giyimin yanı sıra genel davranışlar da çok önemlidir. Kadınlar herkesin içerisinde makyaj yapmamalıdır ancak makyajını hafifçe tazeleyebilir. Erkekler de toplum içinde aynaya bakarak taranmamalı, sakalını bıyığını düzeltmemelidir. Sokağa tükürmek, çöp atmak, insanların yürümelerini engelleyecek ve geliş-gidişe mâni olacak şekilde durmamak ta gereklidir. Yine insanları tiksindirecek, çirkin şeyleri de sokağa atmak ve bırakmak pek güzel bir davranış sayılmaz. Sokakta yürürken vücudun herhangi bir yerini kaşımak, burun karıştırmak, yüksek sesle konuşmak ve kahkaha atmak gibi davranışlar da yapılmamalıdır. Daha kaba davranışlar arasında ise; sokakta yürüyen kadınları rahatsız etmek, arkalarından takip etmek ve sözlü ya da fiziksel tacizde bulunmaktır. Özürlü veya toplum genelinden farklı giyinmiş insanları süzmemek gerekir. Bu tür davranışlar insanları üzer, ürkütür ve korkutur. Yine genel alanlarda sigara, pipo ve puro gibi dumanlı içeceklerin içilmesi de uygun olmayan davranışlar arasında yer alır.
Yukarda sayılan davranışlara ilave olarak insanların manevi değerlerine saygılı ve ölçülü olmak gereklidir.
Genel alanların kullanımında da itinalı olmak gereklidir. Apartman girişi veya bahçesi gibi ortak kullanım alanlarını kirletmek de hoş karşılanmayan davranışlar arasındadır.
Toplumda belirlenen bu davranışların aksine hareket etmek görgüsüzlük olarak kabul edilmektedir. Sokakta ihtiyar, kadın ve hastalara her zaman öncelik verilmelidir. İhtiyaçları varsa yardımcı olunmalıdır.
Kamuya açık yerlerde vakur, sakin, ağırbaşlı ve kontrollü davranmak uygar olmanın da bir göstergesidir.

1.2.2. Komşuluk İlişkileri Protokol Kuralları

Komşuluk ilişkilerinde, iyi geçim, karşılıklı yardımlaşma, dert ve sevinçleri paylaşma, her karşılaşıldığında selâmlaşma, hal hatır sorma, birbirinden isteklerini imkan ölçüsünde temin etme önemli görgü kurallarındandır. Gürültü, çöp, pislik, rahatsız edici koku ve benzeri şeylerle komşuları rahatsız etmek hiç hoş karşılanmaz. Komşu kadın ve çocuklarına ayrı bir îtinâ, hürmet ve şefkat gösterilmelidir. Eve giriş ve çıkışlarda komşular rahatsız edilmemelidir. Belirli saatlerden sonra giriş ve çıkışlarda gürültü yapılmamalıdır. Ortak kullanım alanlarının kullanımında titiz davranılmalı ayakkabılar kapının önünde bırakılmamalıdır.

1.2.3.Toplu Taşıma Araçlarında Protokol Kuralları

Toplu taşıma araçlarında diğer yolculara gereken ilgiyi ve saygıyı göstermek nazik bir davranıştır. Yine toplu taşıma araçlarında inip binerken itişmek, sıra olan yerlerde sırasını beklememek toplumda hoş karşılanmayan davranışlar arasında yer almaktadır. Gençler; yaşlılara, sakatlara, hamilelere ve hastalara yer vermelidir. Toplu taşıma araçlarında insanlar oturduktan sonra arkadan gelecekler için yer tutması, ayağını aşırı uzatarak öndeki yolcuyu rahatsız etmesi, müzik aletini herkesin duyacağı şekilde dinlemesi, konuşurken ses tonunu ayarlayamaması ve nihayet yolculara fazlaca yaklaşmak hoşa gitmeyen davranışlar olarak sıralanabilir.

1.2.4.Alışverişte Protokol Kuralları

İzin almadan satıcının malına dokunulmamalıdır. Malın görünüşünü, kalitesini bozacak şekilde ellenilmemeli ve bakılmamalıdır. Fiyat konusunda fazla ısrar edilmemelidir. Alınsa da alınmasa da teşekkür edilmelidir. Satıcı müşterisinin memnun olacağı hal ve harekette bulunmalıdır. Malını almayanlara kızmak, darılmak, aleyhlerine olacak bir sözü arkalarından da söylemek hoş bir davranış değildir. Alışverişte her iki taraf birbirlerini aldatmaktan uzak durmalıdır.

1.2.5. Davet ve Misafir Protokol Kuralları

Davetler önemli sosyal faaliyetlerdir. Her davete hakim olan belli başlı üç temel unsur vardır. Bunlar doğal dostluk, konukseverlik ve konukları onurlandırıcı davranışlardır. Tüm sosyal ilişkilerde temel olan unsur ilişkilerin gücünün artırılmasıdır. Bununda temeli dostluk ve arkadaşlığa dayanır. Konukseverliğin temelinde tüm misafirleri memnun etme ve ilgilenme vardır. Konukları onurlandıracak davranış ise; herhangi bir amaca yönelik olmadan ve bir kazanç beklemeden en iyi şekilde ikramda bulunmayı, eve, yemek masasına ve kendine özen göstermeyi gerektirir. Tüm davetler, evsahipleriyle konukların ortak katkıları sayesinde başarıya ulaşmaktadır. Bu katkının özü karşılıklı saygıdır. En önemli davranışlardan biri de hem evsahibi hem de konukların doğal davranmalardır. Etkili kişisel imaj oluşturmada misafirlerin karşılanması ve uğurlama ayrı bir yer tutmaktadır. İşyerine veya evinize gelen misafirler ayakta karşılanmalı ve yer gösterilmelidir. Uğurlamada yine ayağa kalkılıp misafiri geçirecek alana kadar gidilmelidir. Misafirler hem karşılanırken hem de uğurlanırken el sıkışılmalıdır. Kalabalık bir ortamdan ayrılırken en son konuşulan kişi ve ev sahibine veda etmek yeterlidir.

1.2.6.Konuşma ve Dinlemede Protokol Kuralları

İnsanoğlu toplumsal bir varlıktır. Bunun için de birbirleriyle iletişim kurmak zorundadır. İnsanlar için bu kadar önemli olan iletişimin gerçekleşebilmesi için alıcı, verici ve iletinin (mesaj) olması gereklidir. Verici kişinin bir iletisi olsa bile alıcıya ulaştıramazsa iletişim olmaz. Bunu ulaştırmanın çeşitli yolları vardır. Müzik, dans, resim, duman vb. bunlar birer iletişim aracı olarak kullanılabilir; fakat hiçbiri insana "dil"in sunduğu sınırsız olanakları sağlayamamaktadır. Dil, insanlar arasında iletişimi en kısa ve kolay yoldan gerçekleştirmektedir. Burada sözü edilen dil konuşma organı olan "dil" değil, anlaşma aracı olan "insan dili"dir. Hem yazı hem de konuşma dili "dil" sözcüğü kapsamında ele alınmaktadır. İnsanlar arasında birliği, düzeni, anlaşmayı sağlayan bu aracın doğuşu konusunda çeşitli savlar ileri sürülmektedir. Bu savlar kanıtlanamamakta; fakat mantığa en yakın olanı, dilin toplumsal bir varlık olan insanın gereksinimleri sonucu önceleri beden dili, sonra konuşma dili olarak oluşmuştur. İnsanoğlu anlaşmak için ilk önceleri beden dilinden yararlanmış, daha sonra beden diline konuşma dilini katmıştır. Konuşurken beden dilinden olabildiğince yararlanılmaktadır. Çünkü beden dili konuşmanın daha etkili olmasını sağlamaktadır iii.
Hiç konuşulmadan yaşanan bir günün olmadığı gözönünde bulundurulursa, konuşmanın insan yaşamında ne kadar çok yer tuttuğu ve önem ortaya çıkmaktadır.

İnsanlar, tanımadığı kişilerle karşılaştığında, ilk başta onlar üzerinde neredeyse hiçbir etkileri yoktur. İnsanların birbirlerini tanımaya başladıkları andan itibaren kendi hareketleri ile karşısındakini etkilemeye başlamaktadır. Yani bırakılan etki ya olumlu ya da olumsuzdur. İletişim devam ederken tanıma süreci de devam etmektedir. İnsanların hareketleri bu etkiyi ya güçlendirir ya da yıkabilir. Bu etki kişilerin amacıyla da doğru orantılıdır. İnsanların amacı başarılı olmak ve çevresini olumlu bir şekilde etkilemekse, etkili bir insan olmak zorundadır. Etki olmadan başarı gelmez. İnsanları etkilemek için iyi ilişki kurmak gerekir. Bu da kendini ifade etme (konuşma) ve kendini anlamalarını sağlama (dinleme) ile mümkün olmaktadır.

Dilin doğuşu ile ilgili kuramlara dikkat edilirse, bütün kuramlar dilin konuşma dili olarak ortaya çıktığını kabul etmektedir. Konuşma ise ciğerlerdeki havanın dışarı çıkarken çıkarttığı ses veya sesler değildir. Konuşmanın temeli sayılan sesin belirli kurallar doğrultusunda bir ara da söylenmesi gereklidir. Bu seslerin kurallı bir biçimde bir arada söylenmesi de konuşmayı oluşturmaziv.

Konuşmanın tanımı şöyle yapılabilir: Beyinde oluşan bir iletinin konuşma öğrenilenlerden yararlanılarak dinleyen kişiye ses titreşimleriyle iletilmesidirv. Konuşmanın kendisine özgü özellikleri vardır. Bu özellikler: zihinsel, fizyolojik ve fizikseldir. Zihinsel özellik konuşmanın beyinde oluşturulması, fizyolojik özellik beyinde oluşan bu durumun sese dönüştürülmesi için konuşma örgenlerinin hazırlanması, fiziksel özellik ise sesin duyulabilir olmasını sağlayan ses titreşimleridir. Tanımda dikkat edilmesi gereken bir nokta da konuşmayı dinleyecek bir dinleyicinin olması gerektiğidir. Konuşma iletişimdir. İletişim için bir ileti gerekir. İletişimin sağlanması bu iletinin gönderilmesi demektir. Bunun için de konuşma alıcı ve verici arasında gerçekleşir. Alıcı dinleyen, verici ise konuşandır. Konuşma etken, dinlemek ise edilgen bir eylemdir. İletişimde etken durumdaki konuşmanın oluşması bir sürecin sonunda gerçekleşirvi.
Konuşma karşılıklı bir eylemdir. Başka bir deyişle konuşma eyleminden en az bir gönderen ile bir alıcının bulunması gerekir. Her ne kadar gönderen (konuşan) alıcıdan (dinleyiciden) daha etkin ise de bundan, konuşma eyleminde alıcının (dinleyenin) edilgen bir rol oynadığı sonucunu çıkarmak yanlıştır. İyi bir dinleyici, yaratıcı etkinlik içinde bulunur, aksi halde iletişim tam olmaz. Dinleyici, olağan bir konuşma eyleminde söylenenlerin anlamlarını gözleri ve kulaklarıyla alır. Dinleme, görsel ve işitsel simgelere tepki olarak tanımlanabilir. Gündelik konuşmalarımızda, dinleyen, konuşanın simgesel davranışını hem görür, hem işitir. Konuşmanın içerdiği mesajı gözleri ve kulaklarıyla alır. Bu durum konuşma eyleminde dinleyici rolünde bulunan kişinin, aslında, hem dinleyici, hem de gözlemci olduğunu ortaya koymaktadır. Sözlü iletişimde konuşanın rolünü önemsemek, öte yandan dinleyenin rolünü küçümsemek doğru değildir. İletişimin başarıya ulaşmasında en büyük payın konuşana ait olduğu sanısı bir yanılgıdır. Gerçekte, iletişim eyleminin istenilen sonuçlara ulaşmasındaki çaba ve sorumluluk konuşan ile dinleyen arasındaki ortaklaşa bir temele dayanır. Konuşanın amacına varabilmesi ancak bu ortaklık sağlandığı ölçüde gerçekleşebilir. İletişim, her zaman konuşan ile dinleyen arasında bilgi, beceri, tutum, davranış yönünden bir etkileşimi gerektirirvii.

Konuşurken dikkat edilmesi gereken görgü kuralları

1. Ağızda bir şey varken konuşulmamalıdır,

2. Küfürlü konuşulmamalıdır,

3. Konuşmada argo sözcük kullanılmamalıdır,

4. Konuşurken tükürük saçılmamalıdır,

5. Tanımadıklarıyla konuşurken "ağabey, abla" diye seslenmemelidir. "Hanımefendi, beyefendi" diye hitap edilmelidir,

6. Tanımadıklarıyla I. tekil kişi "sen" yerine II. çoğul kişi "siz" diye seslenilmelidir,

7. Üst konumdaki (amir) kişilere "siz" diye seslenilmelidir,

8. Alt konumdaki kişilere "siz" diye seslenilmelidir,

9. Alt konumdaki kişilerden bir şey yapılması istenirken kullanılan emir cümleleri "lütfen" sözcüğü ile başlamalıdır,

10. Alt konumdaki kişilerden bir şey yapılması istenirken kullanılan emir cümlelerinde II. çoğul emir eki kullanılmalıdır,

11. İstenilen bir şey yerine getirildiği zaman mutlaka teşekkür edilmelidir.


Sosyal iletişim kuralları gereği, insanların konuşurken karşısındakine saygı gösterilmesi gereklidirix.

1. İletişim hem beden hareketlerini hem de sözlü ifadeyi kapsar. Konuşurken kardaki insana bakılmalıdır ve kollar kavuşturulmamalıdır (kızgınlık ifadesi).

2. Eğer iletişimi kuran kişi utangaç biriyse bunu kabul etmekten ve söylemekten çekinmemelidir. Dürüstlük insanların rahatlamalarını sağlar.

3. Normal hızda konuşulmalıdır (ne çok hızlı ne çok yavaş).

4. İletişime girerken karşıdaki kişi üzerinde bırakılan izlenim fazla düşünülmemelidir.

5. Konuşma bitirirken geçerli bir neden öne sürülmelidir. Kişi ile konuşmaktan keyif alındığı belirtilmelidir..

6. Karşıdakine iltifat ederken içten ve samimi olunmalıdır. Karşılaştırma ya da değerlendirme yapmamaya özen gösterilmelidir;

7. İltifat alındığında fazla alçak gönüllü olunmamalıdır ve iltifatın gerekmediği açıklama yapılmasına gerek yoktur. Basit bir "teşekkürler" hem yeterli hem de kibarcadır.

8. Birisi eleştirileceği zaman karşıdaki insanın duyguları göz önünde bulundurulmalıdır ve kişi ile özel olarak konuşmaya özen gösterilmelidir. Empati kurmaya özen gösterilmelidir.

9. Eleştiri olumsuz olsa dahi sakin olunmalıdır. Savunmaya geçmemeye özen gösterilmelidir.

10. Her zaman "Lütfen" ve "Teşekkür ederim" demek unutulmamalıdır.

11. Öksürürken ya da esnerken ağzı kapatmayı unutmamak gerekir .

Konuşmanın dinleyen üzerindeki etkisini konuşan belirler. Dolayısıyla da konuşmacının iletişim becerisi konuşmanın kalitesini ve dinleyen üzerindeki etkisini değiştirmektedir. İyi bir konuşmacıda bulunması gereken özellikler şöyle sıralanabilirx:

1. İyi bir konuşmacı, konuşma eylemini oluşturan öğelerin önemini bilir (beden dili, ses, zihinsel etkinlik).

2. Konuşmasında örneklere, açıklamalara, yer verir.

3. Gözlem gücünü geliştirmiştir.

4. Seçilen konuşma alanında ya da alanlarında geniş bir bilgi sahibidir.

5. Amacına uygun yönde ve mantıklı bir akış içinde düşünme yeteneğini geliştirmiştir.

6. Konuşma hızını ayarlamasını bilir.

7. Kendi yeteneklerini değerlendirmeyi ve sınırlarını bilir.

8. Dinleyicisini yakından tanır.

9. Konuşmada kişiliğin önemini gözönünde bulundurur.

10. Dinleyicileri ile yüz yüze iletişim kurar.

11. Kendi kendisinin titiz bir eleştiricisidir.

12. Ahlaksal sorumlulukları bulunduğunu hatırdan çıkarmaz.

13. Dış görünüşüne önem verir, kıyafetleri temiz ve özenlidir.

Güzel ve etkili bir konuşmanın ilkeleri şunlardır

1. Konuşmanın bir planı olmalıdır,

2. Konuşmanın bir konusu olmalıdır,

3. Konuşma konusu seslenilecek kişi veya kişilere uygun olmalıdır,

4. Konuşmanın amacı olmalıdır,

5. Konuşmada bütünlük olmalıdır. Konuşurken konu gereksiz ayrıntılarla dağıtılmamalıdır,

6. Konuşma inandırıcı olmalıdır,

7. Konuşma ilginç olmalıdır,

8. Konuşma çelişkili düşünceler içermemelidir,

9. Konuşma , gerekliyse, örneklerle zenginleştirilip anlaşılır kılınmalıdır,

10. Konuşmada bilgi yanlışlığı yapılmamalıdır,

11. Konuşmada duygu ve düşünceler sürükleyici bir biçimde aktarılmalıdır.

İletişimin önemli işlevlerinden bir tanesi de dinlemedir. İletişimin ana özelliği tek yönlü değil çift yönlü olmasıdır. Yani mesajı iletme kadar, gelen mesajı dinleme de o kadar önemlidir. İletişimin çift yönlü olmaması iletişim engellerinden biridir..
Dinleme konusunda bilgi verirken iletişimin tanımını da vermek gerekir. Bireyler arası iletişim, bir duygunun bir düşüncenin bir fikrin bir kişiden diğerine geçme sürecidir.

Dinleme, görsel ve işitsel simgelere tepki olarak tanımlanmaktadırxii. Dinleyenin, anlatanı yalnızca duyduğunu değil, ayni zamanda doğru olarak anladığını iletebilmesine olanak sağlayan etkin dinleme, en sağlıklı iletişim yöntemi olarak kabul edilmektedir.

Geliştirilmesi gereken iletişim becerilerinden belki de en önemlisi dinleme becerisidir. Mesajların iletilmesi kadar alınması da önemlidir. Dinlerken dikkat edilecek noktalar şöyle sıralanabilir:
1. Dinlerken sabırlı olunmalıdır. Konuşanın iletmeye çalıştığı mesajına saygı duyulmalıdır. Mesajını bitirmesine izin verilmelidir.

2. Konuşan kişi mutlaka dikkatli dinlenmelidir. Dikkat dağıtıcı başka şeylerle ilgilenilmemelidir.

3. Konuşan kişinin söyledikleri, zaman zaman özetlenerek, konuşandan teyit alınmalıdır.

4. Önyargısız dinlemeye çalışılmalıdır. Tüm konuşmacılardan yeni bilgiler elde etmek mümkündür.

5. Dinlerken ego ön plana çıkarılmamalıdır. Egosu kuvvetli kişiler, kendilerini konuşan kişiden daha üstün görüp, onun söylediklerini dinlemeyebilir.

6. Konuşan kişinin beden diline dikkat edilmelidir. Söylediklerini beden dili tamamlıyor mu? Analizi yapılmalıdır. Konuşma, beden dili ile örtüşmelidir.

7. Konuşmacının nasıl söylendiği değil, ne söylendiği dinlemeye çalışılmalıdır.

8. Konuşanın anlattıkları sonuna kadar hiç araya girilmeden dinlenilmelidir.

9. dinlerken önemli noktalar kısa kısa not alınmalıdır. Yazmak, dikkatin daha kolay toplamayı sağlayacaktır. Aynı zamanda bu notlar tekrar esnasında başvuru kaynağı olarak kullanılabilir.

10. konuşmacının konuşması esnasında, konuşmaya verilecek yanıt yerine, onun söyledikleri dinlenilmelidir.

Dinlerken bedenle hafifçe öne doğru eğilmek, baş sallamak, göz temasında bulunmak, iyi dinleyici olduğunu konuşmacıya gösterecektir. Sözel olarak da dinlediğini belirten sesler çıkarabilir; “ evet, hımm, anlıyorum,tabii ” gibi sözcükler, dinlediğini belirten ünlemlerdir. Bu sözel teyitler, özellikle birbirini görmeden yapılan konuşmalarda, çok önemlidir. Örneğin; telefonda konuşulurken hatta olunduğunu belirtmek için mutlaka dinlenildiğinin teyit edilmesi gerekir.

Dinlemek karşıdaki kişiye “saygı duymanın, sana değer veriyorum” mesajı vermenin en iyi yoludur. Konuşmak için bir nedeni olan herkesin, dinlemek için de bir neden, mutlaka vardırxiii. İnsanların etkin dinleyici olmak için bazı noktalara dikkat etmesi gerekir.

Etkin Bir Dinleme İçin 10 Temel Beceri

1. Konuşmacıyı dinlemek için kendi konuşmanızı kesin, hiç kimse konuşarak dinleyemez.

2. Konuşmacının rahat konuşabilmesi için dinleyici onu teşvik etmeli ve rahatlatmalıdır. Bunun için öncelikle iletişime açık olunduğunun mesajı verilmelidir. Gülümsemek en iyi iletişime başlama aracıdır. Konuşmacı gülümseyerek karşılanmalı ve mutlaka bir kaç giriş cümlesi edilmelidir.

3. Konuşmacıyı dinleme isteğinde olduğunun mesajı verilmelidir. Bunun için elde yapılan iş varsa bırakılmalı, saate bakılmamalı ve konuşmacıyla mutlaka göz teması kurulmalıdır.

4. Dikkatleri dağıtacak şeyler ortadan kaldırılmalıdır.

5. Konuşmacı empatik dinlenmelidir (enpatik dinleme, konuşmacının yerine kendinin konması eylemidir).

6. Konuşmacı dinlenirken sabırlı olunmalıdır. Dinleme sürecinde başka kimseyle iletişim kurulmamalıdır.

7. Dinleme esnasında sinirlenilmemeli, sakin ve soğukkanlı olunmaya çalışılmalıdır.

8. Dinleme esnasında eleştiri yapılmamalıdır. Eğer eleştiri yapılacaksa konuşmacının sözünün bitmesi beklenmelidir.

9. Konuşmacının rahatlaması için soru sorarak konuşmacının mesajı başka sözcüklerle açılmalıdır.

10. Hiçbir zaman konuşmacının sözü kesilmemelidir.

11. İnsanların sabrı, ilgi ve algı düzeyleri dikkate alınarak iletişim kurulmalıdır.

İletişim, çağımızın en önde gelen konularından biridir. İletişimle ilgili dikkat edilmesi gerekli olan en önemli nokta karşılıklı ileti alışverişinin düzgün yapılabildiği zaman, maksimum faydanın sağlandığıdır. İletişim bozukluğundan kaynaklanan karşılıklı anlaşma güçlükleri ve diyalog eksikliği günümüz toplumunda birbirini dinleme eksikliğinin en iyi göstergelerinden biridir.

İnsanlar her gün fikirler ve duygularını paylaşmaktadır. Bu paylaşımda kişiler arasında yanlış anlamaların ve diyalog bozukluklarının olmaması için, etkili iletişim tekniklerini ve iyi bir dinleyiciyle kötü bir dinleyici arasındaki farkların tam anlamıyla anlamış olunması gereklidir. Aşağıda iyi dinleyici ile kötü dinleyicinin özellikleri sıralanmaktadırxv.

İyi bir dinleyicinin özellikleri;

1. Konuşmacıyla sürekli göz teması kurar,

2. Karşısındaki kişinin sözel veya davranışsal mesajlarını iyi değerlendirir,

3. Sabırlıdır ve konuşan kişinin sözünü kesmemeye özen gösterir,

4. Karşısındaki kişinin yanıtlarına sözel ve davranışsal yanıtlar verebilir,

5. Karşısındaki kişinin anlattıklarını sorular sorarak daha ayrıntılı anlamaya çalışır,

6. Konuşulan konuyu özetler ve kendi cümleleriyle doğru şekilde ifade edebilir,

7. Karşısındaki kişi ile empati kurabilir,

8. Karşısındaki kişinin konuşmasını ilgiyle dinler,

9. Dinlemek istediğini ve ilgilendiğini karşı tarafa hissettirir,

10. Eleştiri yapmaz ve yargılayıcı değildir,

11. Açık görüşlüdür,

12. Konuşmacının asla sözünü bölmez ve konuşmaya motive eder,

13. Daima dinlemeye öncelik vermektedir,

14. Dikkat ve ilgi ile dinler,

15. Sözlerin içeriği kadar duyguları da dinler,

16. Baş hareketi ile dinlediğini belli eder,

17. Konuşanın sözünü kesmez, cümlelerini tamamlamaz,

18. Anlamadığı yönleri sorarak açıklığa kavuşturur,

19. Söylenenler hoşuna gitmese de, söyleyeni yargılamaktan kaçınır.

Kötü bir dinleyicinin özellikleri;

1. Konuşmacının sözünü keser,

2. Konuşan kişi ile göz teması kurmaktan kaçınır,

3. Çevresinden etkilenir ve çok çabuk dikkati dağılır,

4. Konuşmacıyı dinlemez ve söyledikleriyle ilgilenmez bir tutum içindedir,

5. Konuşulan konuyu değiştirir,

6. Yanıtları her zaman yargılayıcı bir üsluptadır,

7. Dar görüşlüdür ve karşısındaki kişiyle empati kuramaz,

8. Dinlemek yerine konuşmayı tercih eder,

9. Sürekli tavsiye vererek karşıdaki kişiyi rahatsız eder,

10. Dinlemek için hiç zamanı yoktur ve konuşmaları kısa keser.

İyi bir dinleyici olmak zaman ve çalışma isteyen bir süreçtir. Gerek aile gerek iş hayatı açısından oldukça önemli olan iletişim kabiliyetini güçlendirme kişileri başarıya götürecek önemli bir nokta olacaktır.
İyi dinleyici olmak için duymayı istemek gerekir. Ama bazı becerilere de ihtiyaç vardır. Etkili iletişim için şu unsurlara dikkat etmek gerekir.

Etkili iletişim

1. Uygun dil seçilmelidir.

2. Açık ve doğru mesaj verilmelidir.

3. Saygı duymak, güven verilmelidir.

4. Göz teması sağlanmalıdır.

5. Beden diline dikkat edilmelidir.

6. İki yönlü iletişim kurulmalıdır.

7. Geri bildirimde bulunulmalıdır.

8. Dinlemeyi öğrenmek gereklidir.

9. Empati kurmayı bilmek gereklidir.

İletişimin temeli dinlemeye dayanmaktadır. İnsanların birbirlerini anlaması için dinlemesi gerekir. Dinleme aynı zamanda insanlara ve topluma da pek çok yararı sağlamaktadır. Dinlemenin Yararları;

1. Öğrenmek,

2. Gelişmek, geliştirmek,

3. Çatışmaları önlemek,

4. Anlaşmazlıkları çözümlemek,

5. Motivasyonu yükseltmek,

6. Performansı iyileştirmektir.

Doğuştan iyi dinleyici olanların sayısı azdır. İyi bir dinleyici olabilmek için; bilinçli bir çaba ve yeni beceriler öğrenmek gereklidir Dinleme becerisi kişiden kişiye değişiklik gösterir. Ancak zaman içerisinde geliştirmek mümkündür. Bunun için kişilerin çaba göstermesi gerekir. Dinleme becerisinin yanında dinleme şu zorluklardan da etkilenir.
Dinlemenin zorlukları

1. Dinlemeyi bilmemek,

2. Gürültü,

3. Mesafe,

4. Zaman ayırmamak,

5. Eski kayıtlar,

6. İlgisizlik,

7. Cevap yetiştirme çabasıdır.

Kişiler Arası Anlaşmayı Engelleyen Dinleme Çeşitleri:

1. Görünüşte Dinleme:

Dinlemenin birçok türü vardır. Bunlardan en yaygın olanı dinler görünmektir. Bazen karşınızdaki kişi dış görünüşüyle dinliyormuş gibidir. Fakat iç dünyası bambaşka yerlerdedir ya da kafasında konuşanın söylediklerinden daha önemli konu vardır.

2. Seçerek Dinleme:

Kimileride konuşanın söylediklerinden sadece kendi ilgilendikleri bölümü duyar, diğer söylenenleri dinlemez. Bu tür dinleyicileri seçerek dinleyen kategorisine sokmak mümkündür. Bunların dikkatlerini çekecek bir sözcük ya da ifade ortaya çıkıncaya kadar görünürde dinleyici olarak kalırlar, daha sonra ilgilendikleri bölümü dinlemeye başlarlar. İlgilerini çeken para, bir meslek, belirli bir kimse cinsiyet gibi farklı konular olabilir. Eğer onların ilgilendiği bir konuda konuşulmuyor ise, konuşmacı kendi kendine konuşuyor gibidir.

3. Yalnız Konuşma:

Bazı kişiler de kendi söyledikleri ve söyleyeceklerinin dışında başka bir şeyle ilgilenmezler. Bu kimseleri karşısındakiyle konuşuyor sanılabilir, oysa bunlar konuşmuyor, konuşuyor gibidirler. Söz konusu olan bir diyalog değil, o kişinin kendisiyle konuşması bir tür söylev vermesi, nutuk atmasıdır.

4. Saplantı Dinleme:

Duygusal yönden saplanmış dinleyiciler vardır. Devamlı belirli bir duygusal tonu taşımak isterler. Ne söylenirse söylensin ondan bir hüzün çıkarmak isteyenler olabileceği gibi, her söylenenden de bir espri, gülecek bir şey çıkarmaya çalışanlar da vardır. Böyle belirli bir duyguya saptanmış dinleyiciler, kendi ilgilendiklerinin dışında işittiklerini hemen o anda unuturlar bir daha hatırlamazlar. Bu duygusallığın dışında da herhangi bir olay ve fikir saplantısında olan kişilerde vardır. Bir şeyin doğruluğunu ve yanlışlığını peşinen kabullenmişler, onun dışındaki her şeye kulak tıkamışlardır.

5. Savunucu Dinleme:

Bir başka dinleyici türü savunucu dinleyicilerdir. Ne duyarsa duysun her iletiyi kendine yönelmiş bir saldırı sayar ve hemen karşı savunmaya geçmektedir.. İlgisi tartışılan konu değildir. Bu tür iletişimde konuşma bireylerin kişiliklerini zedeleyici duruma dönüşebilir. Konuyu anlamaya çalışarak karşıt olan düşünceyi söylemek yerine karşısındakinin fikrini dinlemeden bazen de sözünü keserek sözlü saldırıya geçmektedir. Konu ortada kaybolmuş, iletişim sözlü atışmalar haline dönüşmüştür.

6. Tuzak Kurucu Dinleme:

Bir başka tür dinleyicide, tuzak kurucu olarak tanımlanabilir. Bu tür dinleyiciler hiç seslerini çıkarmadan dinlerler, çünkü bunlar dinledikleri bilgilerden yararlanarak karşıdakini zor duruma sokacak fırsatlar yakalamaya çalışırlar.

7. Yüzeysel Dinleme:

Bazı dinleyicilerde yüzeysel dinleyen olarak adlandırılır. Bu tür dinleme özelliğine sahip olan kişiler konuşanın kullandığı kelimelerin yüzeyinde kalır ve asıl yatan anlama ulaşamazlar.

1.2.7. İletişim Araçlarını Kullanma Protokol Kuralları

Geleneklerin zamanla zorunluluk halini alması, kuralları oluşturmuştur. Her türlü beşeri ilişkilerde, kurallara uymak, protokolün önemini büyütmüştür.

Bu kurallara uyulması, beşeri ilişkilerdeki samimiyeti, iş hayatında verimi, kamu kuruluşlarında yönetimin kumanda etkinliğini ve başarısını yaratmaktadır. Protokol, ilişkiler zincirinin koparılmadan devamını organize eden davranışlardan meydana gelir.
Protokol devlet hayatında, iş dünyasında ve kişilerin günlük yaşantısında bilerek veya bilmeyerek, her gün uyguladıkları gelenek, görgü, nezaket ve beşeri ilişkiler denen kuralların bütünüdür.

Protokol kuralları da toplumların eğitimi, kültürel gelişimleri ve sosyal değişmeleriyle beraber sürekli değişmiştir. Protokol kuralları bir ülkeden diğerine, şehirden köye ve tarihin akışı ile geçmişten geleceğe devamlı değişmektedir. Protokol, her devlette kurallara göre farklı ve çok katı kurallarını devam ettirmektedir. Bu kurallar, zamanla yönergeleri, yönetmelikleri, bazen de kanun maddelerini oluşturmak suretiyle, devlet sisteminde yöneten ve yönetilenlerin hiyerarşik ortamdaki beşeri ilişkilerini düzenlemektedir.

Yukarda sıralanan günlük yaşamda genel protokol kurallarının yanı sıra toplumda düzenin sağlanması ve günlük yaşamın düzenlenmesi için de protokol kurallarına uymak gerekmektedir.

PARADOKS, Ekonomi, Sosyoloji ve Politika Dergisi, Yıl:4 Sayı:1 (Ocak-2008)

[eliferdem]

hatırlamak tekrarlamak iyi oldu
hepimizin bildiği ama uygulamadığı incelikler (:

teşekkürler karayel